一般人的必修課-如何正確的做好資料備份及保存

如何正確的做好資料備份及保存

在這日日皆有數位資料產出的時代,幾乎每個人或多或少都有重要的檔案留存在身邊,尤其近年來各種惡意綁架事件頻傳,只要使用者在裝置的操作上稍有不慎,這些重要資產甚至會在轉瞬間直接化為灰燼…,那後果可是無法想像及承擔的,因此,數位資產的保存觀念已然成為每個人的必修課題,即便防不勝防,但在我們都無法準確評估各種意外風險的狀況下,養成良好的使用、備份習慣才是最根本之道!

2011年3月31日,國外有人建立了一個有趣的紀念日,忠旨為「Don’t be an April fool. Backup your documents and precious memories on March 31st.」,稱之為「世界備份日」(World Backup Day),用意就是在於提醒大家備份的重要性,用好玩的描述告訴大家不要真的成為4/1愚人節的傻瓜,在3/31備份您的重要資料吧!並且還將這樣的概念透過資訊設計做成有趣的網站,號召大家一起加入這樣的行動,有興趣的朋友也可以看看他們的網站Facebook Page

 

由前面那段故事,我們可以得知備份真的是相當重要的觀念,甚至有人為了備份這件事發起有趣的活動來提醒大家要將此謹記在心,筆者也提出以下幾項守則,讓我們對身邊的人多加宣導、提醒,一起避免成為數位資產保衛戰的犧牲者:

 

  1. 建立良好的檔案分類習慣:

在建立檔案的時候,常常會有暫存檔或是因內容有差異而存成好多版本的狀況發生,此時可以依重要性來判斷檔案是否需要留存,也可使用資料夾來分類這些還需要再次整理的檔案,而歷程檔若需要保留,檔名建議以有規則的方式來命名,例如:計劃書草稿_v1.docx、計劃書草稿_v2.docx、計劃書草稿_final.docx…等。

另一方面則是某些裝置上的檔案要歸檔時,例如:出遊照片、創作記錄、筆記型電腦作業檔、各種原始檔與編輯過的檔案…等,可將檔名、資料夾以年月日以及專案(或主題)的方式來做命名,這樣也可以善用作業系統檔案總管的排序讓檔案瀏覽更加快速,這些做法也都有助於在備份時,可更加快速的找尋有版本差異的檔案。

 

  1. 不要擅自關閉作業系統、防毒軟體的更新設定:

因網路上的各種病毒、檔案綁架手法變得更加花俏,各家系統、軟體會針對這些漏洞補強功能,所以記得千萬不要因為覺得更新提示很煩人,就自行關掉作業系統、防毒軟體所預設的自動更新設定,因為當某些新式的病毒入侵到電腦,卻因防毒檢查有版本落差而無法即時提醒使用者,是相當遺憾的!

 

  1. 既然來路不明,就不要輕易嘗試!

由於勒贖病毒常常會透過使用者的一些行為習慣入侵,因此更需要嚴加把關的是來路不明的郵件附檔、網站彈跳視窗、隨身碟的不明提示、不合法的安裝軟體檔…等等,千萬不要隨意開啟或點選同意,網路就像一片看起來表面很安全的地,但卻不知道哪邊被埋藏可怕的地雷,因此要小心謹慎的行走觸雷,不然當這些病毒透過使用者的「變相許可」大舉侵入,一切都為時已晚了…。

  1. 定期備份不吃虧

還記得前面提到的331世界備份日嗎?其實這樣的形式就是要提醒大家,可以養成在固定周期定期備份的好習慣,當然,市面上也有一些差異備份的軟體,如果覺得手動慢慢檢查很麻煩的朋友,也可以參考看看使用相關軟體更快達到您要的做法(資料備份的好幫手:Soter Center),讓您可以針對常用的路徑建立排程,時間到了軟體會自動幫忙進行差異備份,省時又可以達到一樣的效果呢!

 

  1. 雞蛋千萬、千萬、千萬(很重要,所以講三次)不要只放在同一個籃子裡!

很多人可能會覺得檔案有統一存放在一個自己習慣的地方就是很安全的作法,但不管是再好的儲存設備,皆會有損壞的風險,筆者在求學時期就曾經有過慘痛的經驗,以為隨身硬碟小心使用就不會損壞,但硬體還是會有使用壽命的問題在,哪一天會突然壞掉也很難預警,因此當您唯一的裝置就這麼倒楣的損壞掉了,基本上檔案是不太可能完全拯救回來,即使是使用救援軟體,這些珍貴的數位資產也變得殘破不堪…,因此才會更強調備份多份檔案的重要性,同樣的檔案備份在兩、三處,雖然過程可能會多花一點時間,卻是加強保護檔案的不二法則。

 

  1. 考量預算,可選配更進階的保護機制

而另一方面的考量,其實是隨身碟、隨身硬碟、個人電腦的硬碟等,本身除了儲存功能外,皆不會再有進階的儲存保護機制,所以更完善的做法,在預算可負擔的狀況下,可以投資購買含有RAID機制的儲存設備(延伸閱讀:為什麼要選擇NAS?上篇下篇)。

 

以上的幾項法則,還會有更多延伸的議題可討論,但筆者在此不再多加更多敘述,各位朋友,大家也可以再多多思考看看更適合自己的檔案備份機制,以及上網查查網友們的經驗談來增加資訊安全的觀念,讓個人的數位資產能夠擁有更多保護及保障,希望大家都能夠在這些方法底下,更加安全的遊歷在自己的資產庫當中。


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