[ 議題探討 ] 你該學習專案管理嗎?

專案管理-你該學習的事情

專案管理

專案管理-你該學習的事情

專案管理?!很多人會覺得自己不是PM,不用懂這個吧?事實上,專案管理就是一種系統化思考事情的方法,在你我的生活中都用得上喔!所謂的專案都會有開始跟完成時間,會有人事時地物的相關規劃,複雜的專案像是在德國耗時六百年幫天主教會蓋一座科隆主教座,簡單的專案像是在客廳耗時一個下午幫小孩蓋一座紙城堡,想讓專案提高成功率,就該去學學專案管理!

我知道有很多人因為沒機會張羅規劃什麼大事件大活動,自認為是個平凡的市井小民也胸無大志,所以沒想過專案管理對他有什麼幫助;也有很多人因為生性憨厚刻苦耐勞,所以遇到難題就土法煉鋼地從錯誤中摸索學習,長久以來也不認為學會專案管理就有多厲害;更慘的是有很多人已經投入時間金錢學習專案管理,甚至考上國際專案管理師認證PMP,卻不用心去融會貫通瞭解其中精隨加以運用,而四處嚷嚷專案管理只是在搞學術理論,完全無法拿來跟實務結合…

 

工作上很常遇到的情形是專案團隊的專業技術能力不錯,對產業的瞭解度也相當充足,但卻面臨客戶不斷提出無理的需求變更、主管三天兩頭要求準備成山的文件跟報告、同事間時常溝通不良忙著吵架內鬥、PM統計了半天仍然無法得知各項資源的投入是不足還是超支、整個團隊都在瞎忙處理莫名其妙的瑣事以致專案無法順利結案,這些都是在專案中較常見因為疏於規劃監控所衍生的管理課題。

此外,公司總是希望能永續經營,於是需要有預測未來的能力。當同時間有多個專案在進行的時候,公司對各種資源的調度都需要預先規劃及安排,所以主管自然希望能隨時掌握各專案的狀態,才能快速地因應瞬息萬變的環境做出決策。而這些決策不外乎「做什麼、何時做、花多少錢做」,上述的決策方針也就是專案管理計畫的精華。

在有系統地進行專案管理規劃時,其實有很多細節可以逐步精進改善,舉凡需求、時程、資源、品質、風險、溝通等環節,都能在各管理計畫中說明應如何針對工作成果進行審查及控制,盡量整理出標準的作業流程SOP,降低工作中的缺失發生機會。雖說不是執行專案時照著SOP操作就能百分之百完美無缺,但透過專案管理這樣系統化的表達及分析、邏輯化的排程及規劃監控,能夠讓我們更有條理地解決問題,推動專案前進,也可以幫助未來的專案在起始時就能夠更有效地掌握各環節工作流程的核心要點,減少專案整體的不確定性,將心力專注投入在最需要監控的工作項目,使得專案能更容易成功。

總而言之,在台灣的普羅大眾對專案管理還這麼陌生的情況之下,業界對專案管理的看法也還不夠成熟,我們還有一段長長的改革之路要努力前進,需要學習更多的專案管理知識跟技能,瞭解這些專案管理原則的適用性,盡力將所知所學的專案管理概念落實運用在工作中,延伸思考現在的組織制度還缺了些什麼,並在每次專案結束後檢討各環節可以改善的地方,累積記錄各種專案管理難題的解決方案以作為未來專案的參考依據,經過這樣的訓練,雖然無法在短期內看到成果,但在長期的練習內化後,透過這樣的專案管理思維模式定能協助大家提升自我價值,讓工作和生活都能更加順利啊!

 

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