[議題探討]PMP之淺見

PMP之淺見

你有聽過PMP嗎?PMP(Project Management Professional,國際專案管理師認證)是由PMI(Project Management Institute,國際專案管理學會)於1987年所推出的專案管理專業證照資格。目前PMI發展建立的專案管理知識及實務的專業標準被全球171個國家所推廣,透過以PMBOK Guide(A Guide to the Project Management Body of Knowledge,專案管理知識體指南)為範圍的國際考試測驗,促進專案管理專業的發展。

其實, PMP 並不是專案管理人員的入門考試,而是在工作一段時間之後,希望能更了解專案管理知識及實務概念時的一個方向。透過學習有邏輯的專案管理原則,訓練面對專案問題時的思考脈絡,以能將專案管理的知識、技術、工具、方法綜合運用到任何一個專案之上,讓專案可以如期如質並在成本內完成,並配合初始、規劃、執行、監控、結案五大專案流程群組,整合範疇、時程、成本、品質、資源、溝通、風險、採購、利害關係人等十大知識領域,協助改善現有的組織架構、工作流程、專案管理方法、專案文件範本,也就是加強專案工作的基礎建設,使其成為更適合執行專案的環境。

由於專案工作的初始階段常常相當緊湊,經過簡單的接洽及評估後就想早點"開工",導致某些未識別的利害關係人在專案後期才冒出來變更專案的範疇,透過不斷地擴充或變更專案範疇干預專案的進行,經過PMBOK的引導分析,才更了解"識別利害關係人"及"定義專案範疇"的重要性及實作方法。而在專案工作的執行階段,也常遇到為了專案團隊成員間溝通的效率及方便性,由甲乙方的技術人員與窗口直接進行溝通,但卻導致因對專案範疇的認知不同,而讓需求一變再變無限延伸,大幅地影響到專案的時程及成本,這也就是PMBOK中所提到的未執行"管理專案溝通"及"控制需求變更"的風險。隨著完成的專案數量不斷增加,可以分析出公司有許多性質及內容相近的專案,這時若能參考先前的專案規劃或執行資料,肯定能大大地提昇新專案規劃的準確度,也降低專案初期的各式不確定風險,而妥善保留公司的流程資產來加以利用,則是PMBOK所再三強調的"企業環境"及"學習經驗"所需注意的重要關鍵。

對專案管理人員而言,每天都投入八成以上的時間在溝通工作,希望溝通順利就必須準備充足的溝通資料,專案中最需要溝通的項目就是對外部客戶的專案範疇專案需求溝通、對上級主管的專案時程專案成本溝通、以及對專案執行團隊的工作內容及資源分配溝通,越有效的溝通能協助越完整的專案規畫。而這些觀念就是在PMP考試中的各種模擬情境所不斷檢核的要點,由於PMBOK所傳達的概念不是死背條文死背公式,而是強調各專案流程間的優先關注順序,所以雖然通過PMP考試不代表能立刻把手上的專案管理得十全十美,但是透過這樣的練習,更能加強訓練專案管理人員從專案的角度來分析問題,跳出窮忙的惡性循環,活用PMBOK裡的管理原則來帶領專案,立足現在、回顧過去、放眼未來,讓專案都能符合公司策略目標,降低專案風險,提高專案的成功率。

 

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