[議題探討]何謂專案及專案管理?

何謂專案及專案管理

什麼是「專案」?根據美國「國際專案管理學會」(Project Management Institute, PMI) 所編訂「專案管理知識體指南」(PMBOK® Guide)的定義:「專案是一種暫時性的努力以創造出一項獨一無二的產品、服務或結果」。廣義的定義是「專案」係指一個特殊而有一定限度的任務,或由一群具相互關聯性的工作所共同組合起來的任務,而該任務是以獲得獨特的產品、結果或服務為目標。簡單來說專案的定義就是「有個明確的開始與結束時間,清楚定義的工作範疇、有預算並且通常由一個團隊來運作,並完成獨一無二的產出。」

由上述定義,對「專案」更具體的解釋是「應用有限資源、有限時間為特定客戶完成特定目標的一次性工作。而專案其實無所不在,以工作上為例,如公司上市計畫、特定產品行銷、資訊系統建置、科技產品研發、國內外建遷廠、土木營建工程、老闆交辦的特別工作等等,以日常生活為例,如出國旅遊、家庭用品採購、過年清潔掃除、擇偶、結婚、舉辦同學會、舞會、運動會等等這些其實都是專案。

而一個成功的專案,係指在預算的成本、有限的時間的限制情況下,在預定的範圍內達到預期的品質成效。為了執行專案而且要成功的完成專案,我們需要進行專案管理,透過專案的管理來達成專案,但什麼又是「專案管理」呢?

根據美國「國際專案管理學會」(Project Management Institute, PMI) 所編訂「專案管理知識體指南」(PMBOK® Guide)的定義:「『專案管理』乃是將管理知識、技術、工具、方法綜合運用到任何一個專案行為上,使其能符合或超越『專案利害關係者』 (Stakeholder)需求與期許的一種專門科學;在執行過程中它必須兼顧

(1)專案的範疇、時程、成本與品質目標的達成,及尋求

(2)『專案利害關係者』(Stakeholder)間不同的需求與期許和

(3)確認的『需求』與不確認的『期許』間之均衡。」

簡言之,「專案管理」是一既有效率又有效益地將專案成功執行的一種程序與方法;而其所關切的是如何將一項任務能如期、如質及如預算的達成並充分滿足需求目標。

專案管理是應用知識、技能、工具和技術於專案活動上,以符合專案的需求,在美國「國際專案管理學會」(Project Management Institute, PMI) 所編訂「專案管理知識體指南」(PMBOK® Guide)的定義,專案管理的核心主要分為五大專案管理流程群組(IPECC)及九大專案管理知識領域。五大專案管理流程群組分為起始流程組 (Initiating Process Group)、計劃流程組 (Planning Process Group)、執行流程組 (Executing Process Group)、監督控制流程組 (Monitoring and Controlling Process Group)、結案流程組 (Closing Process Group)。而專案管理就是透過這五大流程群組的適當應用與整合來完成專案。

為了要執行這五大流程,需要透過PMBOK中定義專案管理所需考量的九大專案管理知識領域包括整合(Integration)、範圍(Scope)、時間(Time)、成本(Cost)、品質(Quality)、人力資源(Human Resources)、溝通(Communication)、風險(Risk)與採購(Procurement)來輔助專案的達成。

專案為何如此重要呢?因為不論是在提昇企業的競爭力或是獲利還是為了個人的生涯規劃上,專案都顯得十分重要,因為要透過各種的策略來達成目標,雖然目的只有一個,但方法卻有無窮多種,因此可以把各種策略都切割成單一並可以實現的專案來進行,透過有制度的專案管理流程,才有機會達到最終的目標。

資料來源:A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide)—Fifth Edition、Project Management Institute、社團法人國際專案管理學會台灣分會、中華專案管理學會

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